سیاست حریم خصوصی
این سیاست حریم خصوصی توضیح می‌دهد که سندگاه چگونه اطلاعات شخصی و سازمانی را هنگام ارائه خدمات مدیریت اسناد سازمانی، گردش کار، همکاری تیمی، آرشیو دیجیتال، قابلیت‌های هوش مصنوعی (در صورت فعال‌سازی)، پشتیبان‌گیری و زیرساخت ابری برای سازمان‌ها، کسب‌وکارها و نهادهای دولتی جمع‌آوری، استفاده، پردازش، ذخیره و محافظت می‌کند.
عملکردهای ما بر اساس اصول حفاظت داده، الزامات قانونی قابل اعمال، الزامات حاکمیت اطلاعات سازمانی، کنترل‌های امنیتی در سطح سازمان و سیاست‌های اقامت داده طراحی شده‌اند.
Table of Contents
Privacy Principles
رمزنگاری داده
محافظت از داده‌ها در زمان انتقال و ذخیره‌سازی با استانداردهای رمزنگاری.
ممیزی فعالیت‌ها
ثبت و رهگیری فعالیت کاربران، دسترسی‌ها و عملیات حساس سامانه.
کنترل دسترسی
مدیریت دسترسی مبتنی بر نقش، واحد سازمانی و سیاست‌های امنیتی.
سیاست‌های نگه‌داری اسناد
پشتیبانی از سیاست‌های نگه‌داری، آرشیو بلندمدت و حذف خودکار.
قابلیت‌های هوش مصنوعی
قابلیت‌های مبتنی بر هوش مصنوعی از جمله جستجو، طبقه‌بندی و خلاصه‌سازی اسناد، در صورت فعال‌سازی.
انطباق و حاکمیت
پشتیبانی از الزامات امنیتی، ممیزی، حاکمیت داده و استقرار سازمانی.
1. نقش‌ها و مسئولیت‌ها
مشتریان سندگاه کنترل‌کننده داده محسوب می‌شوند و تعیین می‌کنند اطلاعات چگونه ذخیره، پردازش، نگه‌داری و به اشتراک گذاشته شود.
سندگاه به عنوان پردازشگر داده صرفاً طبق قراردادها، تنظیمات سامانه و دستورالعمل‌های مشتری عمل می‌کند.
پردازش‌هایی مانند نمایه‌سازی اسناد، OCR، جستجو، گردش کار، تولید پیش‌نمایش، طبقه‌بندی اسناد و قابلیت‌های هوش مصنوعی تنها برای ارائه قابلیت‌های درخواستی سامانه انجام می‌شوند.
2. داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنیم
ما فقط داده‌های موردنیاز برای ارائه خدمات را جمع‌آوری می‌کنیم.
این اطلاعات ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- اطلاعات حساب کاربری و سازمانی
- اطلاعات احراز هویت و نشست‌های کاربری
- گزارش‌های ممیزی، امنیتی و عملیاتی
- متادیتای اسناد
- داده‌های موردنیاز برای OCR، جستجو، گردش کار و قابلیت‌های هوش مصنوعی در صورت فعال بودن این امکانات
- اطلاعات مربوط به اشتراک‌گذاری اسناد، مجوزها و همکاری کاربران
3. داده‌هایی که جمع‌آوری نمی‌کنیم
- گذرواژه‌های متن‌ساده
- داده‌های شخصی غیرضروری
- پروفایل‌سازی تبلیغاتی کاربران
- فروش اطلاعات مشتریان به اشخاص ثالث
- ردیابی کاربران خارج از سرویس‌های سندگاه
4. اهداف پردازش
سندگاه داده‌ها را برای اهداف زیر پردازش می‌کند:
- احراز هویت و کنترل دسترسی
- مدیریت اسناد و فایل‌ها
- اجرای گردش کارهای سازمانی
- ارائه قابلیت‌های OCR، جستجو و بازیابی اطلاعات
- ارائه قابلیت‌های هوش مصنوعی در صورت فعال‌سازی توسط مشتری
- تحلیل امنیتی، ثبت رویدادها و ممیزی
- نگه‌داری و بازیابی اطلاعات
- اجرای تعهدات قراردادی
6. رمزنگاری و حفاظت از داده
سندگاه از رمزنگاری در زمان انتقال و ذخیره‌سازی داده‌ها برای حفاظت از اطلاعات استفاده می‌کند.
ارتباطات شبکه با TLS 1.3+ محافظت می‌شوند.
داده‌های ذخیره‌شده با الگوریتم‌های رمزنگاری استاندارد محافظت می‌شوند.
دسترسی به داده‌ها از طریق کنترل‌های دسترسی، ممیزی فعالیت‌ها و سیاست‌های امنیتی چندلایه محدود می‌شود.
9. سیاست نگه‌داری داده
دوره‌های نگه‌داری داده بر اساس تنظیمات سازمان، سیاست‌های نگه‌داری و قراردادهای مشتری تعیین می‌شوند.
سازمان‌ها می‌توانند سیاست‌های حذف خودکار، آرشیو بلندمدت و نگه‌داری قانونی اسناد را تعریف کنند.
پس از پایان قرارداد، مشتری می‌تواند داده‌های خود را صادر کرده یا درخواست حذف داده‌ها را ارائه دهد.
10. حقوق مشتریان
- دسترسی به داده‌ها و گزارش‌های سازمان
- اصلاح داده‌های نادقیق
- مدیریت و محدودسازی پردازش‌های اختیاری
- دریافت خروجی داده‌ها
- درخواست حذف اطلاعات
- دسترسی به مستندات امنیتی و انطباق
11. تدابیر امنیتی
سندگاه از مجموعه‌ای از کنترل‌های امنیتی سازمانی استفاده می‌کند:
- احراز هویت چندمرحله‌ای
- کنترل دسترسی مبتنی بر نقش و ساختار سازمانی
- ممیزی فعالیت کاربران
- پایش امنیتی و تحلیل رویدادها
- کنترل اشتراک‌گذاری و سیاست‌های حفاظت داده
- پایش فعالیت‌های مشکوک
- ارزیابی امنیتی و تست نفوذ
- رویکرد Zero Trust در طراحی کنترل دسترسی
14. واکنش به حوادث امنیتی
سندگاه دارای فرآیند مدیریت رخدادهای امنیتی است.
در صورت وقوع حادثه امنیتی:
- تحلیل و مهار رخداد آغاز می‌شود
- مشتریان متأثر مطابق الزامات قراردادی مطلع می‌شوند
- گزارش فنی و اقدامات اصلاحی ارائه می‌شود
- فرآیندهای پیشگیرانه برای جلوگیری از تکرار اجرا می‌گردد
Contact Us
For questions regarding privacy, data protection, or compliance, please contact our Data Protection Office.